Introduction

Un programme de Gestion Club, pourquoi faire ?

Etre gestionnaire d'un club impose quelques contraintes et un minimum de travail (parfois et souvent ponctuel)
Mise à jour d'une liste des membres
Collecte des informations
Inscriptions
Collecte des certificats médicaux
Elaboration d'un dossier complet pour les affiliations et ré-affiliations
Envoi de courrier, étiquettes, etc

Bon nombres de clubs sont bien entendu informatisés et leur gestionnaires possèdent certainement des outils permettant de gérer bon nombre de questions
Mais ces outils sont souvent un peu disparates, et il reste néanmoins l'incontournable dossier affiliation à compléter (souvent manuellement) avec les risques d'erreurs que cela comporte.

Le programme GESTION CLUB UBS permet de répondre aux attentes les plus diverses et SURTOUT d'automatiser la fiche récapitulative "Affiliation".
Les copies d'écran qui suivent montrent pas à pas les facettes de ce programme.
Si vous êtres intéressés il vous est loisible de:
charger un fichier complet de la documentation du programme (format acrobat _© pdf)
charger une version d'évaluation

La version d'évaluation est fonctionnelle et non limitée dans le temps hormis un simple "détail", ☺  les fonctions d'impression et d'envoi sont bridées
Après une période d'essai dont vous déterminez vous même la durée, pouvez pouvez l'acheter (une clef d'activation vous sera fournie après paiement) ou le benner et récupérer les fichiers de base de données en vue de les utiliser avec un autre logiciel...

Nb: Le code d'activation et la clé d'enregistrement sont dépendants de l'ordinateur hôte qui accueille le programme

Acheter ?, mode d'emploi Vous êtes satisfait du programme et désirez l'utiliser pleinement pour (entre autre) la gestion des affiliations... Effectuer un paiement de 30 € sur le compte 001-2210906-61 (Site d'entrainement spéleo) Ouvrir le programme Gestion Club UBS et aller dans onglet  "Documentation" Cliquer sur le bouton "envoyer code à l'auteur" Suivre les invites qui suivent Condition: être connecté à Internet (ADSL requis) Un mail est envoyé, contenant le code d'activation lié à votre ordinateur, ainsi qu'un fichier attaché. Vous êtes en "CC" ce qu'il fait que vous allez recevoir également ce mail. Dès notification du paiement, vous recevrez alors en retour, un mail contenant également un fichier (txt) attaché. Ouvrez le, et copiez en mémoire la clé de débridage, que vous collez dans le champ had hoc Validez, et vous faite alors l'acquisition de la version enregistrée
Captures d'écrans à titre d'exemple

La base de données des membres du club (affiliés ou pas)
Le bandeau en vert et en bas d'écran permet un filtrage
Affilés, pour les documents d'affiliation
Nouveaux: aussi pour une affiliation en cours d'année par exemple
Sur sélection: permet par exemple de sélectionner des membres non affiliés
Famille: utile pour les étiquettes, pour éviter les doublons

Le bandeau sous le listing de base de données, permet, outre la navigation, la suppression d'un membre (signe "moins"). Dans ce cas, il est placé dans la bases de données "Anciens"
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Un tableau récapitulatif qui offre une vie d'ensemble des membres, avec indication du certif, des affiliés, permet de sélectionner certains, ou d'autres...Payés (en ordre de cotisation), membres ou pas...

La feuille d'affiliation, telle qu'elle nous est proposée par le secrétariat UBS,
mais ici automatiquement remplie !

Zoom sur la feuille
La partie des menus (à droite) permet:

de tenir compte de la cotisation Club vers UBS (à verser ou déjà versée - cas d'une affiliation tardive)
Générer un fichier Excel à envoyer à l'administration UBS via mail (indépendamment d'Outlook et consorts)
Ceci ne dispense pas (malheusement) d'envoyer par courrier le document d'affiliation, accompagné des certificats médicaux

Le fichier Excel en cours de construction

A gauche, le certificat médical (pré complété)
(Sur demande, dans une prochaine version, je puis éventuellement y placer cachet et signature du médecin ☺
A droite la fiche d'affiliation individuelle
Il est sage d'en faire une copie écrite et de la classer au secrétariat de votre club, au cas improbable d'une panne d'ordinateur

Un zoom...

Les membres sont classés ici par ordre de date de naissance (sans tenir compte de l'année)
Ceci permet donc lors de la consultation de visualiser le prochain anniversaire à fêter
Pas très utile mais ôh combien convivial !

Gestion des étiquettes
Bon d'accord, la lettre à envoyer par la poste a une baisse de popularité
Cette option est néanmoins maintenue pour rester compatible avec les allergiques d'internet
deux choix distincts:
étiquettes membres (cocher case à cocher "famille" pour éviter les doublons)
Etiquettes association et divers (UBS, Affiliation, etc) avec choix du nombre d'étiquettes du même type

Un calendrier d'activité interne au club (Bon nombre s'y emploie à le diffuser via un bulletin d'information périodique)
D'aucun diront que cela est fastidieux
Aussi, il est possible de le poster via FTP sur une page au choix du site internet du club, et donc consultable par tous
et ce sans logiciel dédié à cette tâche, le programme gère le tout (conception et génération d'une page "html", envoi FTP sur site distant (pour autant que vous ayez les droits d'accès)

La page clé du logiciel: la configuration
Sont regroupés sur cette page les informations suivantes
Tarif en cours des affiliations,
Renseignements club, n°, responsables, adresses diverses
Oui ou non la cotisation est-elle payée?
Le type d'étiquettes dont vous disposez, ses caractéristiques AVERY (Comme dans Word ®)
La configuration de la connexion internet de l'ordinateur sur lequel s'exécute le programme
Ces renseignements figurent dans un fichier INI
Lisible avec un simple lecteur style NoteBook (à manipuler avec précaution pour les "bidouilleurs)
Pour les autres cela n'est pas nécessaire et même inutile

Un membre quitte le club et revient deux ans après...
Une base de données "anciens" permet d'éviter la perte des données, il est possible de rapatrier la brebis égarée

Ceci est l'écran après enregistrement du logiciel
La doc est au format pdf et peut être lue via l'interface du programme

Configuration requise

Windows XP SP3 (non testé sous Vista)
Excel 2003 minimum
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